Do combustível às multas
Sete pontos nos quais a gestão de frotas ainda perde controle. Empresas enfrentam desafios que vão além da operação e afetam diretamente custo, governança e tomada de decisão
A gestão de frotas no Brasil ganha cada vez mais relevância em um setor que sustenta a economia nacional. Segundo a Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT), dados de 2026 indicam que mais de 60% de toda a produção do país circula por rodovias, evidenciando a dependência do modal rodoviário e o peso estratégico das operações de transporte no dia a dia das empresas. Nesse contexto, a complexidade da gestão cresce na mesma proporção: mais veículos, mais condutores, mais variáveis operacionais e um volume cada vez maior de decisões que impactam diretamente custo, risco e eficiência.
“Hoje, o gestor de frotas precisa lidar com uma operação cada vez mais estratégica, mas ainda esbarra em rotinas fragmentadas, prazos críticos e falta de visibilidade sobre riscos operacionais e legais. Isso faz com que muitos times atuem apagando incêndios, em vez de preveni-los”, afirma Marcelo Lemos, CEO e fundador da Frota 162, software especializado na gestão de multas, condutores e documentos relacionados a frotas.
Diante desse cenário, Lemos elenca os 7 principais gargalos da gestão de frotas atual. Confira!
1. Gestão de multas como ponto cego da operação
Em muitas empresas, o controle de multas ainda depende de consultas manuais em diferentes órgãos e planilhas paralelas. Na prática, isso significa perder prazos para indicação de condutor, gerando as multas NIC, que transformam uma infração simples em penalidade financeira ampliada. Além disso, quando não há clareza sobre quem estava ao volante, a empresa assume riscos legais e operacionais desnecessários.
2. Gestão de abastecimento baseada em média, não em comportamento
Apesar de ser um dos maiores custos da frota, o abastecimento ainda é acompanhado de forma superficial. Muitas empresas trabalham com médias de consumo por veículo, mas não conseguem identificar desvios no nível do motorista ou da rota. Isso dificulta perceber práticas como condução ineficiente, abastecimentos fora de padrão ou inconsistências entre consumo e quilometragem. Sem esse nível de leitura, o gestor até enxerga o aumento de custo, mas não consegue agir na causa.
3. Manutenção tratada como emergência
A falta de um histórico organizado e confiável de manutenção faz com que muitas decisões sejam tomadas no improviso. Em vez de planejar paradas e trocar componentes no momento ideal, a operação reage a falhas já instaladas. O impacto aparece rapidamente: veículos indisponíveis, aumento de custo corretivo e quebra na previsibilidade da operação.
4. Falta de visão consolidada da frota
Mesmo com diferentes ferramentas em uso, é comum que o gestor não tenha uma visão única da operação. Informações ficam espalhadas entre sistemas, fornecedores e controles internos, o que dificulta cruzamentos básicos. Por exemplo, entender se um veículo com alto custo de manutenção também apresenta maior consumo de combustível ou maior incidência de infrações ainda exige esforço manual em muitas empresas.
5. Dificuldade em atribuir e acompanhar responsabilidades
Sem um controle estruturado de quem utiliza cada veículo ao longo do tempo, a gestão perde capacidade de análise e responsabilização. Isso não afeta apenas multas, mas também o acompanhamento de performance, o cumprimento de políticas internas e até a segurança da operação. No fim, decisões deixam de ser baseadas em histórico e passam a depender de suposições.
6. Custos operacionais que não aparecem nos relatórios
Parte relevante do prejuízo na gestão de frotas não está nas grandes despesas, mas nos pequenos desvios recorrentes. Pagamentos feitos com atraso, perda de descontos por falta de controle, tempo gasto em tarefas manuais e retrabalho administrativo são exemplos comuns. Como esses custos não estão centralizados, acabam diluídos e difíceis de mensurar, mas impactam diretamente a eficiência da operação.
7. Comunicação pouco estruturada com quem está na ponta
O motorista é peça central da operação, mas muitas vezes segue fora dos fluxos organizados de informação. A troca de dados ainda acontece por canais informais, o que gera atraso na resolução de problemas e inconsistência nas informações coletadas. Situações simples, como confirmar um abastecimento ou identificar um condutor em determinada ocorrência, podem levar mais tempo do que deveriam por falta de processo claro.
Para Lemos, o avanço da gestão de frotas passa por uma mudança de mentalidade. “Quando a operação depende de esforço manual e de memória das pessoas, o gestor sempre vai estar um passo atrás. À medida que esses processos ganham estrutura e histórico, a empresa passa a entender padrões, antecipar problemas e tomar decisões com muito mais segurança”, finaliza.
Bruno Castilho
bruno@cargasetransportes.com.br
